DIBS '16: Smartere projektstyring i Big Science-projekter

Et vellykket samarbejde mellem private og offentlige aktører er et essentielt element i de fleste Big Science-projekter. Ofte kan de forskellige tilgange til leverancer af udstyr til Big Science-faciliteter (projektering, udvikling, opgaveløsning og test og kvalitetssikring) dog have konsekvenser for samarbejdsformer og succes. Hovedtemaet for DIBS ’16 (Danske instrumenter til Big Science) var, at karakterisere disse mangeartede processer og dele erfaringer, så fremtidens Big Science-projekter med dansk involvering kan gennemføres med større effektivitet, bedre proceshåndtering og lavere omkostninger, til gavn for både virksomheder og forskere.

Stigende administration kræver nye tilgange

Tidligere og aktuelle cases fra ex. European Spallation Source (ESS), MAX IV, European Southern Observatory (ESO) og European Space Agency (ESA) bidrog gennem dagen til at belyse nogle af de udfordringer Big Science-projekter ofte står overfor. Udfordringerne opstår blandt andet på grund af, at mængden af administrative krav er stigende hos Big Science-organisationerne.

”Den stigende mængde af administration er muligvis med til at minimere risici, men om det forbedrer kvaliteten af arbejdet er tvivlsomt. Og det minimerer hverken omkostningerne ved opgaven eller fordrer ny innovation, ” siger Christian Mammen, CEO hos JJ-X-Ray, der leverer komponenter til en række Big Science-organisationer.  

Hans råd til små og mellemstore virksomheder, der gerne vil arbejde med Big Science-organisationer er, at de starter kommunikationen på et tidligt stadie og positionerer deres ekspertise allerede inden udbuddet bliver offentliggjort. Og at de i øvrigt arbejder på at minimere så meget unødvendig administration omkring opgaven, som muligt, bl.a. via en åben dialog og regelmæssigt forventningsafstemning. 

Forhøjet kvalitet gennem standardiserede systemer

Et andet aktuelt emne, som gennemsyrede dagen var kvalitetssikring i projekterne. Ofte leveres komponenter til Big Science-projekter af flere leverandører, så hvordan sikrer man produktkvaliteten gennem hele leverandørkæden? Systemingeniør Dan Bhanderi fra højteknologivirksomheden Terma, delte virksomhedens bud på en løsning:

”Hvis der er fejl på en enkelt leverance, kan det få stor betydning for projektomkostninger og projektplanen. Systemet vil først se den fulde effekt af leverancer, når det tages i brug, og på dette tidspunkt kan reparation være vanskelig og i visse tilfælde ikke en mulighed. Det er derfor vigtigt, at virksomhederne ved præcist hvad de har brug for og ved hvad de får leveret.”

Hos Terma benytter virksomheden derfor konkrete udviklingsværktøjer for at specificere sine indkøbsprocesser og tager samtidig hensyn til de ændringer, der kan opstå i forløbet. Desuden lægger virksomheden stor vægt på deklarationer, der præciserer hvilke komponenter og materialer, der er brug for til den konkrete opgave og udfører standardiserede audits for at sikre overensstemmelse mellem ordren og den faktiske leverance.    

Om DIBS: DIBS er en årligt tilbagevendende konference, der samler universiteter og virksomheder, som har erfaring med eller interesse for leverancer af instrumenter til store forskningsinfrastrukturer, såkaldte Big Science-anlæg. Målet med DIBS er at styrke udvekslinger mellem disse aktører og sikre en mere effektiv opbygning af udstyr og flere danske leverancer af instrumenter i fremtiden.