Sådan spottes leverandørmuligheder

• Registrer jer i ESOs leverandørdatabase

Leverandørdatabasen bruger ESO til at identificere potentielle leverandører for alle størrelser indkøb og er den primære kilde for indkøb under 50.000 EUR. Kort om leverandørdatabasen:

Virksomheder fra ESOs medlemslande og værtslandet Chile kan registrere sig.

Under tilmeldingen, vælges de indkøbskategorier som matcher jeres produkter/services. Vær præcise så ESO kan identificere jer som relevante for et givent udbud.

Husk at opdatere jeres data når I har ændringer

Gå til leverandørdatabasen

• Modtag og læs BigScience.dk’s udbudsoversigt

Udbudsoversigten sendes til medlemmerne hver 14. dag med korte sammenfatninger af de enkelte udbud således at I nemt kan orientere jer og finde udbud der passer til jeres kompetencer.

Endvidere vil den danske Industrial Liaison Officer for ESO sende direkte mails til virksomheder som kan være relevante leverandører til et givent udbud.

• Få information på ESO’s indkøbsportaler

Markedsundersøgelser og udbud offentliggøres på ESO-portaler:

Indkøb > 150.000 EUR

Indkøb mellem 50.000 - 150.000 EUR

Læs også mere herom under beskrivelsen af indkøbsprocessen for de enkelte indkøbskategorier længere nede.

Udbud < 50.000 EUR publiceres ikke på en indkøbsportal, her identificerer ESO mulige leverandører via leverandørdatabasen.

• Få hjælp fra Danmarks Industrial Liaison Officer (ILO)

Den danske ILO har til opgave at fremme kontakter mellem ESO og potentielle danske leverandører med henblik på at øge den danske ordreværdi til ESO.

Endvidere er ILO’s involvering i indkøbsprocessen formaliseret for udbud > 150.000 EUR. Det forventes at ILO får en større formaliseret rolle for udbud mellem 50.000 - 150.000 EUR men dette er endnu ikke afgjort.

ILO har ofte kendskab til teknologiudviklingsprojekter som kræver samarbejde med industrien.

Endvidere modtager ILO information fra hovedleverandører til fx E-ELT (European Extremely Large Telescope) som har behov for underleverandører.

I de tilfælde tager ILO direkte kontakt til mulige danske samarbejdspartnere og underleverandører.

Find kontaktinformation til den danske ILO for ESO her.

Mere om Indkøb > 150.000 EUR

ESO anmoder tidligt i udbudsprocessen ILO om at foreslå mulige leverandører baseret på ILO’s kendskab til de danske virksomheders kompetencer. Arbejdsgangen er:

ESO forbereder liste med potentielle leverandører baseret på deres eget kendskab samt interesse udvist af virksomhederne. 

Listen sendes til ILO sammen med synopsis for udbuddet

ILO reducerer eller tillægger virksomhedsnavne så der er max 5 potentielle leverandører per medlemsland

Hvis der er mere end 5 virksomheder på listen skal ILO rang ordne dem.

ESO følger i princippet ILO’s anbefaling, i modsat fald konsulteres ILO og ILO har den endelige beslutning.

I tilfælde af manglende rangorden eller ved mere end 5 virksomhedsnavne reducerer ESO antallet til 5

Hvis en virksomhed blandt de 5 fortryder sin deltagelse, vil ESO spørge ILO om den næste virksomhed på listen skal inviteres

En virksomhed som træder ind på et senere tidspunkt i processen, får ikke udsat deadline for besvarelse af udbuddet

Der er mulighed for at følge udbud via RSS-feedknappen . Læg mærke til at portalen er opdelt i henholdsvis:

Advance Information on Forthcoming Calls for tender and Preliminary Inquiries

Released Calls for tender, Preliminary Inquiries, Price Inquiries

I har mulighed for at give udtryk for jeres interesse ved at følge linket til portalen.

Overblik over indkøbsproces for udbud > 150.000 EUR:

Mere om Indkøb mellem 50.000 - 150.000 EUR

Der er mulighed for at følge udbud via RSS-feed .

Der gives mindre information end for de større udbud men yderligere information kan fås fra ESO om ønsket.

Eventuelt kan den danske ILO tage kontakt til ESO for jer.

Gå til portalen.

Proceduren for udbud 50.000 - 150.000 EUR er for tiden ved at blive revideret. Dette kan betyde at ILO fremover får en større rolle med at identificere potentielle leverandører. Processen forventes dog at blive mere simpel og kortere end for udbud > 150.000 EUR.

Hensigten er at give virksomhederne bedre mulighed for at byde ind på udbud af denne størrelsesorden hvilket også øger transparensen.

Dette er et fælles ønske fra medlemslandenes ILO’er som er taget til efterretning af ESO.

Mere om Indkøb < 50.000 EUR

Indkøb < 50.000 EUR publiceres ikke på ESO’s hjemmeside og indkøbsportaler.

Leverandører identificeres først og fremmest via leverandørdatabasen samt via indkøbernes og teknikernes kendskab til de enkelte virksomheders kompetencer.

Kort om ESO’s Indkøbspolitik

Rammen for ESO’s indkøb er ESO’s finansielle regler og direktiver, herunder gælder følgende:

Udbud er konkurrrenceudsatte

Bud skal være fra ESO’s medlemsstater

Kontrakter kan enten gives til buddet med laveste pris som opfylder tekniske og øvrige krav i udbuddet ELLER ”best value for money” hvor prisen ikke er eneste parameter. Dette vil være specificeret i udbudsmaterialet.

Der tilstræbes en fair fordeling af kontrakter mellem ESO’s medlemslande i forhold til hvor meget landene betaler for deres medlemsskab.

ESO har ikke særlige regler for SMV, udbud er åbne for alle typer virksomheder. Men for hvert udbud er der særlige erfaringsmæssige og finansielle kriterier som skal opfyldes for at kunne komme i betragtning som leverandør.

ESO kan specificere en omsætningskategori som en mulig leverandør skal tilhøre:

Lav < 3 mio. EUR/år

Mellem 3 – 15 mio. EUR/år

Høj > 15 mio. EUR/år

Dette af hensyn til at en ESO-kontrakt ikke må overstige 60 % af en leverandørs årlige omsætning.

Garantier fra moderselskab accepteres

Yderligere information

Indkøb v. ESO (link til information på ESO’s hjemmeside)

Samlet overblik over procedure for indkøb v. ESO (link til information på ESO’s hjemmeside)

Webinar m. ESO-indkøbschef Arnout Trump, introduktion til ESO og indkøb v. ESO

Indkøbshåndbog fra Big Science Business Forum

Sådan spottes leverandørmuligheder

• Registrer jer i ESSs leverandørdatabase

ESS bruger leverandørdatabasen med den elektroniske udbudsplatform til at identificere potentielle leverandører for alle størrelser indkøb.

Under tilmeldingen vælges de indkøbskategorier, som matcher jeres produkter/services. Vær præcise så ESS kan identificere jer som relevante for et givent udbud.

Tilmeldte leverandører modtager email advisering for de valgte kategorier. Man modtager også beskeder, når ESS udsender en forespørgsel om information, eller hvis der er ændringer i udbud, man har indsendt interessetilkendegivelse til. Leverandørdatabasen ligger på den svenske kommersannons.se. Man kan ikke vælge kun ESS, så I vil også modtage andre svenske udbud, for de kategorier I har valgt.

Husk at opdatere jeres data når I har ændringer

Gå til leverandørdatabasen

• Modtag og læs BigScience.dk’s udbudsoversigt (BigScience.dk)

Udbudsoversigten sendes til medlemmer hver 14. dag med korte sammenfatninger af de enkelte udbud, således at I nemt kan orientere jer og finde udbud, der passer til jeres kompetencer.

Endvidere vil den danske Industrial Liaison Officer for ESS sende direkte mails til virksomheder, som kan være relevante leverandører til et givent udbud.

• Få information på ESS’s indkøbsportaler

Både markedsundersøgelser og udbud offentliggøres på ESS indkøbsportal, der også indeholder regelsæt, guidelines og oversigter over igangværende og kommende udbud. Der er også en søgefunktionpå forsiden, hvor man selv kan fremsøge udbud.

• Få hjælp fra Danmarks Industrial Liaison Officer (ILO)

Den danske ILO har til opgave at fremme kontakter mellem ESS og potentielle danske leverandører for at øge den danske ordreværdi til ESS. Find kontaktinformation til den danske ILO for ESS her.

Kort om ESS indkøbspolitik

Rammen for indkøb er sat af ESS finansielle regler og direktiver, som følger EU.

ESS offentliggør, når det er muligt, en indikativ indkøbsplan via sit website og leverandørdatabasen, så virksomhederne har tid til at forberede sig.

Udbud > 200.000 EUR udbydes via:

• åben procedure – oftest benyttede
• begrænset procedure
• konkurrenceudsat procedure med forhandling – ikke særlig hyppig

For kontrakter fra 25.000 – 200.000 EUR inviteres mindst tre virksomheder fra leverandørdatabasen til at byde. ILO får også mulighed for at indsende relevante kandidatvirksomheder. Opgaven kan blive offentliggjort på ESS hjemmeside.

For kontrakter < 25.000 EUR, vil ESS udbede sig tilbud og sammenligne priser fra et begrænset antal leverandører.

Leverandører deltager i udbud via den elektroniske udbudsplatform i leverandørdatabasen.

ESS kan også indhente information om eller fra markedet via leverandørdatabasen.

ESS har ikke særlige regler for SMVer. Udbud er åbne for alle typer virksomheder fra alle lande. Men for hvert udbud er der særlige erfaringsmæssige og finansielle kriterier, som skal opfyldes for at kunne komme i betragtning som leverandør. Der er ingen komparative fordele for virksomheder fra partnerlande. ESS ønsker derved at fremme konkurrencen på BigScience markedet.

Cirka 50% af bygningsomkostningerne på ESS finansieres gennem ”In-kind” bidrag, hvor medlemslandene leverer tekniske komponenter, F&U studier, personale eller andre produkter, eller tjenester relevante for opbygningen af anlægget. Denne fase er nu gennemført og bidragsformen udfases.

Man kan kontakte ESS indkøbsafdeling på: procurement@ess.eu.

Yderligere information

ESS hjemmeside (link til information på ESS’s hjemmeside)

Video med basis introduktion til ESS

Indkøbshåndbog fra Big Science Business Forum